Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk berbagai keperluan resmi oleh sebuah instansi atau organisasi.
Meski di zaman sekarang penggunaan surat sudah mulai tergantikan oleh teknologi yang lebih modern, surat resmi masih tetap dibutuhkan untuk kegiatan yang bersifat formal.
Apa sih perbedaan surat resmi dan tidak resmi?
Seperti apa contohnya?
Langsung saja, simak pembahasan lengkapnya berikut ini.
Lompat ke:
- Ciri-Ciri Surat Resmi
- Struktur Surat Resmi
- Contoh Surat Resmi:
- Penjelasan Struktur Surat Resmi
- Penggunaan Bahasa Surat Resmi
Ciri-Ciri Surat Resmi
Surat resmi memiliki ciri-ciri yang membedakannya dengan surat tidak resmi, yaitu:
- Dikeluarkan oleh suatu instansi atau organisasi sehingga menggunakan kop surat
- Memuat nomor, lampiran, serta perihal surat
- Surat resmi menggunakan bahasa yang baku
- Memiliki cap atau stempel dari lembaga yang mengeluarkan surat tersebut
Struktur Surat Resmi
Sebuah surat resmi memiliki struktur atau format sebagai berikut:
- Kop Surat
- Tanggal Surat
- Nomor Surat
- Hal / Perihal
- Lampiran
- Alamat Surat
- Salam Pembuka
- Isi Surat
- Penutup Surat
- Nama Terang dan Tanda Tangan
- Tembusan
Selengkapnya, kamu bisa perhatikan beberapa contoh surat resmi yang kami sediakan di bawah ini beserta penjelasan untuk masing-masing bagian.
Contoh Surat Resmi untuk Berbagai Kepentingan
Berikut adalah beberapa contoh surat resmi untuk berbagai kepentingan yang bisa kamu jadikan sebagai referensi.
1. Contoh Surat Resmi Sekolah
Perihal Undangan:
Kepentingan OSIS:
2. Contoh Surat Resmi Perusahaan
Perihal Pemberitahuan:
Peirhal Undangan:
3. Contoh Surat Resmi Dinas
4. Contoh Surat Resmi Undangan
Penjelasan Struktur Surat Resmi
Nah, setelah melihat beberapa contoh surat resmi di atas, simak penjelasan per bagiannya di bawah ini agar kamu lebih paham.
1. Kop Surat
Kop surat atau kepala surat merupakan bagian dari surat resmi yang memuat identitas dari instansi atau lembaga yang bersangkutan.
Identitas yang dimuat antara lain adalah:
- Nama instansi atau lembaga
- Lambang atau logo instansi
- Kode surat
- Kontak (nomor telepon, email, atau faksimile)
- Kode pos
Contoh Kop Surat:
Baca Juga: Contoh Berita Acara
2. Tanggal Surat
Tanggal surat merupakan tanggal pembuatan surat resmi yang diletakkan sejajar dengan nomor surat.
Contoh format penulisan tanggal surat adalah seperti berikut:
Diikuti nama kota:
Tanpa nama kota:
Contoh penerapan dalam surat resmi:
3. Nomor Surat
Nomor surat pada surat resmi ditulis pada sebelah kiri dan sejajar dengan tanggal surat, dan biasanya mengandung angka romawi.
Pemberian nomor surat bisa bermacam-macam, tergantung dengan kepentingan dari masing-masing instansi atau lembaga yang berkaitan.
Fungsi dari adanya nomor surat pada surat resmi antara lain adalah:
- Memudahkan pengaturan arsip
- Memudahkan pencarian surat bila diperlukan
- Memudahkan petugas pengarsipan untuk mengelompokkan surat sesuai jenis atau kepentingan surat
- Mengetahui berapa banyak surat yang dikeluarkan dalam suatu periode (bulan atau tahun)
Contoh nomor surat:
4. Hal / Perihal
Dalam penulisan surat resmi, sebaiknya dicantumkan inti dari maksud dan tujuan surat, yaitu dengan mencantumkan hal atau perihal.
Hal atau perihal berfungsi untuk mengetahui apa permasalahan utama yang dibicarakan dalam surat.
Dengan demikian, penerima surat dapat memiliki gambaran terlebih dahulu sebelum membaca keseluruhan isi surat.
Cara penulisan hal atau perihal dalam surat resmi adalah sebagai berikut:
- Ditulis singkat dan jelas
- Huruf pertama pada setiap katanya harus menggunakan huruf kapital, misal: Jadwal Ujian Akhir Semester
Contoh perihal dalam surat resmi:
5. Lampiran (Opsional)
Lampiran merupakan dokumen-dokumen lain yang disertakan dalam surat karena memiliki keterkaitan dengan isi surat.
Dokumen yang dimaksud bisa bermacam-macam, sesuai dengan kepentingan dari surat yang dikeluarkan.
Fungsi lampiran dalam surat resmi adalah:
- Mengetahui apakah ada dokumen atau berkas yang berkaitan dengan isi surat
- Memeriksa apakah berkas yang diterima sesuai dengan yang ditulis di lampiran atau tidak
Nah, untuk contoh lampiran dalam surat resmi adalah bisa langsung ditulis Lampiran: X (X adalah angka).
6. Alamat Surat
Alamat pada surat resmi berfungsi sebagai penunjuk kepada siapa surat tersebut akan dikirimkan dan siapa yang berhak menerimanya.
Tata cara penulisan alamat pada surat resmi adalah sebagai berikut:
- Didahului dengan kata Kepada
- Kata yang terhormat disingkat Yth.
- Alamat tujuan ditulis selengkap dan sejelas mungkin
Contoh penulisan alamat:
Kepada
Yth. Pimpinan PT Sejahtera Jaya
Jalan Mawar Biru Nomor 100
Kota Bandung
Contoh penerapan pada surat resmi:
7. Salam Pembuka
Setiap surat pasti memiliki salam pembuka, begitu pula dengan surat resmi.
Salam pembuka adalah tanda hormat dari penulis surat sebelum ia menyampaikan isi surat.
Umumnya, salam pembuka yang digunakan adalah Dengan hormat (tidak disingkat).
Contoh penggunaan salam pembuka pada surat resmi:
8. Isi Surat
Isi surat merupakan bagian inti dari surat resmi.
Isi surat tentunya dapat bermacam-macam sesuai dengan kepentingan yang ingin disampaikan oleh instansi atau lembaga yang berkaitan.
Yang jelas, isi surat harus ditulis sejelas mungkin dan sesuai sasaran agar tidak membingungkan penerima.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam isi surat adalah:
- Tentukan maksud dan tujuan secara jelas
- Tentukan urutan maksud surat secara sistematis
- Hindari penggunaan singkatan-singkatan yang tidak lazim
- Gunakan bahasa yang baku, sopan, dan lugas.
- Hindari penggunaan bahasa asing atau bahasa daerah
- Ditulis atau diketik serapi mungkin
Contoh isi surat:
9. Penutup Surat
Penutup surat umumnya berisi ucapan terima kasih dari penulis atas segala hal yang sudah dikemukakan dalam surat.
Sama halnya seperti isi surat, penutup surat hendaknya ditulis secara singkat dan jelas.
Contoh penulisan penutup pada surat resmi adalah sebagai berikut:
10. Nama Terang dan Tanda Tangan
Setelah penutup, dalam surat resmi juga harus dicantumkan nama terand dan tanda tangan dari pengirim.
Hal-hal yang perlu dicantumkan antara lain adalah sebagai berikut:
- Nama jabatan
- Tanda tangan
- Nama terang
- Nomor Induk yang berkaitan dengan instansi (jika ada)
- Stempel atau Cap
Contoh:
11. Tembusan
Tembusan dalam surat resmi merupakan salinan surat yang juga dikirimkan kepada pihak-pihak lain yang berkaitan dengan isi surat.
Tembusan ditulis di bagian paling bawah sebelah kiri.
Contoh tembusan pada surat resmi adalah sebagai berikut:
Penggunaan Bahasa pada Surat Resmi
Sesuai dengan ciri-ciri surat resmi yang sudah dijelaskan di atas, bahasa yang digunakan pada surat resmi adalah bahasa yang baku.
Penggunaan bahasa baku tentu sangat erat kaitannya dengan EYD, kata baku, serta kalimat efektif.
Selengkapnya kamu bisa pelajari:
Itulah beberapa contoh surat resmi beserta penjelasannya yang bisa kamu pelajari.
Intinya, surat resmi digunakan untuk keperluan yang bersifat formal pada sebuah instansi atau lembaga.
Surat resmi juga memiliki ciri-ciri khusus yang membedakannya dengan surat lain, seperti penggunaan Kop Surat dan Nomor Surat.
Semoga setelah mempelajari ini, kamu bisa lebih paham serta dapat membuat surat resmi yang baik dan benar.
Jika ada pertanyaan, kamu bisa bertanya melalui kolom komentar yang ada di bawah ini.
Sekian, semoga bermanfaat.
