Notulen merupakan bentuk tidak baku dari notula, yaitu sebuah catatan singkat mengenai jalannya sebuah acara.
Jadi, notulen rapat adalah catatan atau dokumentasi tentang jalannya rapat, termasuk hal-hal yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat.
Orang yang membuat notulen rapat disebut sebagai notulis.
Jika kamu ditunjuk sebagai notulis atau sekedar ingin tahu tentang notulen, maka kamu bisa mempelajari beberapa contoh notulen rapat beserta dengan formatnya di bawah ini.
Langsung saja, berikut penjelasannya.
Daftar Isi:
- Format Notulen Rapat
- Contoh Notulen Rapat
- Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan
- Cara Membuat Notulen Rapat
Format Notulen Rapat
Format notulen rapat secara umum adalah sebagai berikut:
- Kepala
- Kop Surat (Opsional)
- Hari dan tanggal
- Waktu
- Tempat
- Pemandu rapat
- Notulis
- Peserta
- Isi
- Susunan acara
- Pembuka
- Pembahasan
- Pembacaan Keputusan
- Penutupan
- Risalah jalannya rapat (proses dan keputusan)
- Tanggal
- Bagian Akhir
- Nama dan tanda tangan
Contoh Notulen Rapat
Nah, agar lebih jelas, kamu juga bisa menggunakan beberapa contoh notulen rapat berikut ini sebagai referensi.
Contoh-contoh di bawah ini juga tersedia versi doc dan pdfnya sehingga bisa kamu sesuaikan sendiri.
1. Contoh Notulen Rapat Sekolah
2. Contoh Notulen Rapat Perusahaan
3. Contoh Notulen Rapat Dinas
4. Contoh Notulen Rapat Desa
5. Contoh Notulen Rapat Pemerintahan
Pelajari juga contoh surat lainnya:
Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Dalam Notulen Rapat
Sebelum membuat notulen rapat, ada hal-hal penting yang harus kamu perhatikan (khususnya bagi notulis), yaitu:
- Catat nama acara untuk digunakan sebagai judul notula.
- Catat waktu dan tempat pelaksanaan rapat.
- Catat jumlah peserta yang hadir dalam rapat.
- Catat siapa pemimpin rapat beserta susunan panitianya.
- Perhatikan dengan betul bagaimana jalannya rapat.
- Perhatikan apa saja keputusan-keputusan yang telah disepakati dalam rapat.
- Buat dokumentasi tentang rapat, misalnya berupa foto atau video.
- Notulis tidak boleh memihak siapapun, harus menulis notulen berdasarkan pembicaraan yang terjadi dalam rapat.
- Notulis hendaknya dapat menjaga suasana ketenangan dalam rapat.
Cara Membuat Notulen Rapat
Setelah memahami hal-hal yang harus kamu perhatikan di atas, kamu bisa mulai untuk membuat notulen rapat.
Langkah-langkah untuk membuat notulen rapat adalah sebagai berikut.
1. Persiapan
Sebelum hadir ke acara, persiapkan dulu alat-alat yang akan kamu gunakan untuk membuat notulen rapat.
Jika kamu lebih suka untuk menulis di kertas, maka kamu bisa siapkan buku catatan khusus untuk menulis hal-hal penting yang terjadi dalam rapat.
Jika kamu lebih suka untuk mengetik, kamu bisa siapkan laptop untuk dibawa saat rapat berlangsung. Pastikan baterai sudah terisi penuh dan bawa charger untuk berjaga-jaga.
Sebagai pelengkap dokumentasi, kamu juga bisa membawa kamera sendiri. Atau agar lebih simple, kamu juga bisa memanfaatkan kamera ponsel yang kamu miliki.
2. Catat Setiap Pembicaraan Penting
Selanjutnya, catat setiap diskusi atau pembicaraan penting dari para peserta.
Perlu diingat bahwa di sini kamu harus menulis secara cepat dan tepat, jadi disarankan untuk buat coret-coretan dulu, tidak usah terpaku pada format penulisan dan sebainya.
Yang terpenting kamu bisa menuliskan dengan jelas siapa dan apa yang dibicarakan.
Misal kamu tidak ingat siapa nama dari peserta, kamu bisa menuliskan ciri-ciri fisiknya, misal: baju biru, rambut ikal, tubuh tinggi, dll.
3. Catat Waktu Diskusi
Bersamaan dengan mencatat diskusi, jangan lupa juga untuk mencatat waktu tiap diskusinya.
Hal penting lain yang juga perlu dicatat antara lain adalah waktu mulai rapat, waktu mulai membahas topik, serta waktu tiap peralihan topik baru.
Dengan mencatat waktu diskusi, kamu juga bisa mengetahui apakah rapat dimulai tepat waktu atau tidak, serta berapa lama waktu yang diperlukan untuk tiap diskusi.
Dengan demikian, kamu atau panitia rapat bisa mengalokasikan waktu dengan lebih baik pada rapat-rapat berikutnya.
4. Pindahkan ke Dokumen (Format Notulen Rapat)
Setelah melakukan langkah-langkah di atas, langkah selanjutnya adalah menuliskan dalam format notulen rapat.
Tuliskan kurang lebih sama seperti format dan contoh notulen rapat yang sudah dijelaskan di atas.
Yang terpenting adalah jangan sampai melewatkan hal-hal penting yang ada dalam rapat, seperti:
- Waktu pelaksanaan (hari, tanggal, jam)
- Agenda bahasan rapat
- Peserta yang hadir
- Tempat pelaksanaan rapat
- Hal-hal yang menjadi kesepakatan, serta
- Tindak lanjut hasil rapat
5. Penandatanganan
Terakhir, lakukan proses penandatanganan notulen rapat kepada pihak-pihak yang bersangkutan.
Dalam proses ini juga dapat dilakukan diskusi terlebih dahulu apakah isi dari notulen rapat sudah benar dan dapat diverifikasi.
Setelah ditandatangani, notulen rapat sudah sah dan dapat dipublikasikan atau disebarluaskan kepada seluruh peserta.
Baca Juga: Pangkat Golongan PNS Terbaru
Itulah penjelasan tentang notulen rapat, mulai dari format penulisan, contoh, serta cara membuatnya.
Penjelasan di atas dapat berlaku untuk berbagai jenis notulen rapat, seperti rapat di perusahaan, organisasi, sekolah, masyarakat, dll.
Intinya adalah isi dari notulen rapat harus jelas dan benar-benar menggambarkan jalannya rapat yang telah berlangsung.
Jika ada yang ingin ditanyakan terkait notulen rapat, kamu bisa bertanya melalui kolom komentar di bawah ini.
Sekian, semoga bermanfaat.
