Komunikasi bisnis adalah proses penyampaian pesan yang dilakukan untuk mencapai suatu tujuan bisnis yang diharapkan.
Dalam berbisnis, selain harus menerapkan etika bisnis, seseorang juga harus bisa melakukan komunikasi dengan baik.
Oleh karena itulah komunikasi bisnis penting untuk dipelajari.
Nah, di bawah ini, kamu bisa mempelajari berbagai hal tentang komunikasi bisnis, yang meliputi:
- Pengertian Menurut Para Ahli
- Unsur Komunikasi Bisnis
- Fungsi Komunikasi Bisnis
- Proses Komunikasi Bisnis
- Teori Komunikasi Bisnis, serta
- Hambatan dan Penyelesaiannya
Langsung saja, simak penjelasan lengkapnya berikut ini.
Pengertian Menurut Para Ahli
Berikut adalah pengertian komunikasi bisnis menurut beberapa ahli.
- Rosenbalt mengemukakan komunikasi bisnis sebagai tindakan dalam bertukar informasi, ide, instruksi, dan sebagainya, yang disampaikan secara personal maupun non-personal dengan menggunakan lambang dan sinyal untuk mencapai tujuan perusahaan.
- Elisabetta Ghisini dan Angelika Blendstrup mendefinisikan komunikasi bisnis sebagai segala hal yang berkaitan dengan hasil.
- Djoko Purwanto berpandangan bahwa komunikasi bisnis merupakan bentuk komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, baik secara verbal maupun non-verbal untuk mendapat kan hasil sesuai dengan tujuan tertentu.
Baca Juga: Mengenal Apa itu Etika Profesi
Unsur Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis memiliki unsur sebagai berikut.
1. Adanya Tujuan
Sebagai makhluk sosial, manusia tidak akan bisa hidup tanpa interaksi dan komunikasi.
Dalam dunia bisnis, komunikasi bisnis dijadikan alat untuk mencapai suatu tujuan.
Tujuan yang ingin dicapai dapat berkaitan dengan kepentingan individu maupun kepentingan perusahaan.
2. Ada Pertukaran
Komunikasi bisnis melibatkan setidaknya dua orang atau lebih sebagai komunikator dan komunikan.
3. Berisi Informasi, Gagasan, Opini, dan Instruksi
Unsur ini menjelaskan bahwa isi dari sebuah pesan yang dikomunikasikan bisa berbentuk informasi, gagasan, opini, atau instruksi.
Bentuk pesan yang disampaikan tergantung pada situasi, kondisi, atau tujuan dari bisnis tersebut.
4. Memanfaatkan Saluran Personal/Impersonal
Komunikasi dapat dilakukan secara langsung (personal) maupun tidak langsung (impersonal).
Komunikasi secara impersonal dapat dilakukan dengan menggunakan media massa.
Dengan demikian, pesan yang disampaikan dapat menjangkau lebih banyak orang.
Baca Juga: Mengenal Komunikasi Massa
5. Memakai Simbol/Sinyal
Unsur ini menjelaskan bahwa komunikasi bisnis dapat menggunakan simbol atau sinyal yang dimengerti dan bisa diterima oleh komunikator dan komunikan.
Salah satu contoh simbol atau sinyal yang dimaksud misalnya adalah bahasa, baik yang disampaikan melalui lisan ataupun tulisan.
6. Pencapaian Target/Tujuan Organisasi
Seperti yang sudah disebutkan di atas, komunikasi bisnis sudah pasti memiliki tujuan.
Perumusan tujuan pun dapat dilakukan sebelum dilakukannya komunikasi.
Hal ini dilakukan agar komunikasi bisnis bisa dilaksanakan dengan baik dan bisa terarah sesuai dengan tujuan yang dibuat.
Fungsi Komunikasi Bisnis
1. Informatif
Komunikasi bisnis dapat digunakan untuk memberikan informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara efektif dan efisien.
Misalnya seperti tujuan, prosedur kerja, laba perusahaan, aturan, dll.
2. Regulatory
Komunikasi bisnis juga berfungsi sebagai pengendali dan pengatur perusahaan.
Contoh komunikasi yang memenuhi fungsi regulatory misalnya adalah perintah atau laporan.
3. Persuasif
Fungsi persuasif berarti mengajak atau mempengaruhi.
Komunikasi bisnis bisa digunakan untuk mengajak orang-orang untuk menggunakan produk dari suatu perusahaan.
Selain itu, komunikasi bisnis juga bisa digunakan untuk mengajak para pelaku bisnis untuk saling menerima ide, masukan, atau gagasan.
4. Integratif
Komunikasi bisnis juga berfungsi untuk membuat suatu perusahaan dapat beroperasi secara utuh dan terpadu.
Dengan demikian, setiap pelaku bisnis dapat berjalan bersamaan untuk mencapai tujuan yang sudah dirumuskan.
Proses Komunikasi Bisnis
1. Pengirim Mempunyai Suatu Ide/Gagasan
Tahap awal dari komunikasi bisnis ini merepresentasikan bahwa seorang komunikator memiliki suatu ide yang akan disampaikan untuk mencapai tujuan.
Ide dalam tahap ini masih berupa data mentah yang belum diolah menjadi pesan.
2. Pengirim Mengubah Ide Menjadi Pesan
Mungkin kamu pernah merasakan berada pada kondisi bingung bagaimana akan menyampaikan sebuah ide yang cemerlang.
Pada tahap ini-lah seorang komunikator akan merasakan hal yang sama seperti yang pernah kamu rasakan.
Komunikator diharuskan memikirkan bagaimana cara berkomunikasi yang efektif untuk menyampaikan ide dalam sebuah pesan.
Yang dimaksud efektif di sini adalah komunikan dapat dengan mudah menyerap dan memahami pesan yang disampaikan komunikator.
3. Pengirim Menyampaikan Pesan
Selanjutnya, pesan akan disampaikan oleh komunikator dengan menggunakan media tertentu.
Kamu harus menyiapkan media yang tepat untuk memudahkan dan memperlancar pengiriman pesan.
Jika ingin menyampaikan pesan yang bersifat penting dan memiliki dampak “besar”, sebaiknya kamu lakukan dengan membuat pertemuan secara langsung dengan komunikan.
4. Penerima Menerima Pesan
Pada tahap ini, terjadi komunikasi antara komunikator dengan komunikan.
Penerimaan pesan yang terjadi hanya sampai pada proses menerima pesan dengan mendengar, membaca, melihat, atau merasakannya.
5. Penerima Menafsirkan Pesan
Setelah menerima sebuah pesan, komunikan akan melanjutkan ke tahap penafsiran pesan.
Proses penafsiran ini butuh waktu yang berbeda-beda, tergantung kondisi dan kemampuan seorang komunikan.
Proses ini bisa berjalan dengan cepat maupun lambat.
Jika kamu sebagai komunikan masih bingung dan ragu dengan informasi yang didapatkan, sebaiknya kamu melakukan konfirmasi langsung kepada komunikator.
6. Penerima Memberikan Tanggapan/Feedback
Pada tahap akhir, seorang komunikan akan memberikan tanggapan terhadap pesan yang telah disampaikan dan diterima.
Penafsiran dan pemberian tanggapan penerima pesan akan berbeda-beda karena pengaruh wawasan dan karakter yang dimiliki oleh penerima akan beragam.
Teori Komunikasi Bisnis
1. Deontologisme
Teori ini berasal dari pemikiran seorang filsuf bernama Immanuel Kant.
Teori ini menjelaskan bahwa seseorang akan mengerjakan suatu pekerjaan dengan baik apabila pekerjaan tersebut adalah kewajiban untuknya.
Jadi, jika bukan sebuah kewajiban, maka belum tentu dia melakukannya dengan baik.
Contohnya, seorang customer service yang selalu bersikap ramah meskipun banyak menerima komplain dari para pelanggan.
Meskipun kendala yang dialami pelanggan berasal dari pelanggan itu sendiri, ia tetap sabar melayani.
Hal tersebut dapat terjadi karena seorang customer service berkewajiban untuk memberikan pelayanan yang ramah kepada pelanggan.
Oleh karena itu, hal tersebut akan mempengaruhi kualitas pekerjaannya.
2. Utilitarisme
Berdasarkan teori ini, sebuah tindakan dapat dinilai baik apabila tindakan tersebut memiliki manfaat bagi banyak orang.
Sebisa mungkin, tindakan yang ditimbulkan dapat memberikan dampak kebaikan pada banyak orang.
Penyampaian komunikasi bisnis secara transparan, dapat dipercaya, dan dapat dipertanggungjawabkan adalah bentuk komunikasi bisnis yang bisa dikatakan baik dan dapat memberi kepuasan bagi pelaku bisnis.
Misalnya, seorang sales officer dapat meyakinkan calon konsumen dengan produk yang ditawarkan.
Sales officer menjelaskan tentang produknya yang sangat sesuai dengan kebutuhan calon konsumen.
Akhirnya, calon konsumen akan merasa sangat puas dan senang dengan penjelasan produk tersebut, sehingga bisa terjadi transaksi.
3. Hedonisme
Terori hedonisme menjelaskan bahwa kesenangan dan kenikmatan materi merupakan tujuan dalam hidup.
Dalam dunia bisnis, teori tersebut dapat diimplementasikan dengan memberikan insentif, tunjangan, bonus, atau fasilitas kerja yang memadai kepada para karyawan.
Dengan kenyamanan yang diberikan, diharapkan mereka akan lebih loyal dan bekerja lebih keras untuk perusahaan.
Jadi, hedonisme dalam dunia bisnis bukan perkara membeli barang mewah.
Selama seseorang selalu fokus pada kebahagiaan dan kenikmatan sebagai prinsip hidupnya, maka hal itu bisa dikatakan sebagai hedonisme.
4. Virtue Ethics
Watak dan kehendak yang baik sangat diperlukan pelaku bisnis dalam menjalakan bisnisnya.
Keutamaan moral menjadi hal penting dalam melakukan komunikasi bisnis.
Watak dan prinsip pebisnis akan memengaruhi tindakannya dalam mengambil sikap.
Contohnya adalah ketika seorang pebisnis melakukan komunikasi yang bersifat satu arah dan tidak mengharapkan feedback dari pihak lain.
Ini tidak bisa dibenarkan karena bertentangan dengan komunikasi bisnis yang baik.
Kunci utama dari teori ini adalah pentingnya membuka komunikasi bisnis yang dialogis dengan para pelaku bisnis lainnya.
Selain itu, para pebisnis juga harus memiliki watak pelaku bisnis yang baik, seperti kejujuran, transparansi, tanggung jawab, menjunjung tinggi moral, rendah hati, dan dapat dipercaya.
5. Teori Hak
Menurut teori hak, sebagai pelaku bisnis kita wajib memikirkan hak-hak pelaku bisnis lain.
Misal, konsumen berhak tahu material apa yang dipakai dalam produk yang kita tawarkan.
Konsumen juga berhak mendapatkan informasi yang tepat dan akurat tentang produk tersebut.
Dalam kaitannya dengan pelaku bisnis pada perusahaan, penerapan teori ini mengharuskan karyawan mengetahui hak-haknya selama bekerja di perusahaan.
Hak-hak tersebut harus terpenuhi dengan baik sehingga tercipta hubungan yang baik dan harmonis antara karyawa dan perusahaan.
Hambatan dan Penyelesaian dalam Komunikasi Bisnis
1. Masalah dalam Mengembangkan Pesan
Permasalahan ini kerap muncul ketika seorang pengirim pesan ragu-ragu dalam menyampaikan isi pesannya kepada komunikan atau belum terbiasa dengan kondisi baru yang dihadapinya.
Hambatan ini bisa disebabkan karena adanya rasa asing terhadap penerima pesan atau kesulitan dalam mengekspresikan ide/gagasan.
Sering kali kita merasa bingung dengan kata-kata dan cara apa yang sesuai untuk mengungkapkan pesan, sehingga pesan tersebut tidak dapat disampaikan dengan baik sesuai harapan.
Solusi untuk mengatasi masalah ini adalah dengan memperbanyak membaca atau mendengarkan pesan orang lain.
Dengan membaca dan mendengarkan orang lain, kita akan belajar untuk benar-benar memahami atau mengerti pesan yang disampaikan.
2. Masalah dalam Menyampaikan Pesan
Sebelum menyampaikan pesan, seorang komunikator pasti sudah menyiapkan cara berkomunikasi sebaik mungkin.
Namun, hal tersebut tidak bisa menjamin apakah komunikasi yang terjalin dapat berjalan lancar atau tidak.
Komunikator bisa saja gagal menyampaikan pesan karena masalah-masalah teknis yang tidak terduga.
Masalah teknis ini, misalnya jaringan telepon yang kurang baik, rasa gugup ketika melakukan presentasi, dan sebagainya.
Untuk meminimalisir terjadinya permasalahan tersebut, kamu dapat menyiapkan performa kamu sebaik mungkin sebelum melakukan komunikasi.
Kamu bisa membiasakan diri untuk banyak membaca tulisan orang lain dan melihat bagaimana cara orang lain dalam menyampaikan pesan.
Hal tersebut akan membuat diri kamu terlatih untuk menyampaikan pesan dengan baik.
Jika kamu memilih untuk menggunakan sebuah media komunikasi, pastikan bahwa media yang kamu gunakan tepat dan perangkat yang kamu gunakan memadai untuk melakukan komunikasi.
3. Masalah dalam Menerima Pesan
Hambatan lain yang dapat terjadi adalah masalah penerimaan pesan.
Penerima pesan bisa saja gagal dalam menerima pesan sehingga terjadi kesalahpahaman.
Hal ini bisa saja terjadi karena kurang memadainya perangkat yang digunakan atau permasalahan yang berasal dari diri komunikan.
Agar tidak terjadi permasalahan seperti itu, kamu harus benar-benar tahu siapa penerima pesanmu.
Dengan mengetahui karakteristik audiens secara rinci, maka kamu dapat menentukan sikap dalam menyampaikan pesan.
Kamu juga dapat menggunakan media yang tepat sehingga tidak terjadi hambatan maupun kesalahan dalam penerimaan pesan.
4. Masalah dalam Memaknai Pesan
Ketika semua proses penyampaian pesan dirasa sudah berjalan dengan lancar dan tanpa hambatan, bukan berati sebuah komunikasi dapat dikatakan berhasil.
Masih ada kemungkinan penerima pesan mengalami hambatan dalam memaknai atau menafsirkan isi pesan.
Salah menerima pesan tentu akan berakibat fatal.
Kesalahan ini dapat terjadi karena adanya perbedaan latar belakang kedua pihak komunikasi, perbedaan penafsiran, dan perbedaan reaksi emosional.
Meskipun kesalahan ini sering terjadi di luar kontrol, kita tetap bisa mengantisipasinya dengan memastikan tiga proses sebelumnya berjalan dengan baik.
Kamu juga bisa melakukan konfirmasi kepada komunikan apakah mereka memiliki pemaknaan yang sama dengan maksud yang kamu sampaikan.
Hal ini sangat penting dalam sebuah komunikasi bisnis.
Sebab, jika terjadi kesalahpahaman, maka akan berakibat pada tidak tercapainya tujuan bisnis.
Nah, itulah penjelasan tentang apa itu komunikasi bisnis, fungsi, prinsip, serta hambatan dan penyelesaiannya.
Jika ada pertanyaan terkait materi komunikasi bisnis di atas, kamu bisa bertanya melalui kolom komentar yang ada di bawah ini.
Sekian, semoga bermanfaat.
